Бухгалтерский учет отпускных
Для оплаты отпускных работникам
организация может создавать резерв на оплату отпусков. Однако создание такого
резерва не обязательно.
Порядок отражения в бухгалтерском учете
расходов на оплату отпусков зависит от того, создан такой резерв в организации
или нет.
Отражение отпускных при отсутствии резерва
Если отпускные начисляются работнику за
текущий месяц, то их сумма учитывается в составе расходов по обычным видам
деятельности:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 70
начислены отпускные работникам.
Сумма отпускных облагается налогом на
доходы физических лиц, взносами на обязательное пенсионное страхование и на
страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных
заболеваний, а также единым социальным налогом в том же порядке, что и
заработная плата.
Подробнее смотрите раздел "Расчеты с
персоналом" - подраздел "Начисление и выдача заработной платы" -
ситуацию "Начисление
заработной платы".
Если отпускные начисляются за тот месяц,
который еще не наступил, то их сумма учитывается в составе расходов будущих
периодов:
Дебет 97 Кредит 70 (68 субсчет "Расчеты по ЕСН", 69-1, 69-3)
сумма отпускных учтена в составе расходов
будущих периодов (начислены ЕСН и взнос на страхование от несчастных случаев на
производстве и профзаболеваний с суммы отпускных).
При наступлении того месяца, за который
начислены отпускные, их сумма (в том числе взнос на страхование от несчастных
случаев на производстве и ЕСН) включается в состав расходов по обычным видам
деятельности:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 97
затраты на выплату отпускных (в том числе
взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и единый социальный
налог) учтены в составе расходов по обычным видам деятельности.
Отпускные частично могут начисляться за
текущий месяц, а частично за месяц, который еще не наступил (например,
отпускные начисляются 15 октября работнику, уходящему в отпуск с 18 октября по
15 ноября).
Как действовать в этой ситуации, покажет
пример.
Пример
Мастеру сборочного цеха ООО
"Пассив" А.Н. Иванову предоставляется очередной ежегодный отпуск с 24
апреля 2003 года. В расчетный период включаются январь, февраль и март.
Отпуск предоставляется на 28 календарных
дней, из них 7 дней - в апреле, а 21 день - в мае. Месячный оклад Иванова -
3000 руб.
Сумма выплат Иванову за расчетный период,
учитываемая при оплате отпуска, составит 9000 руб. (3000 + 3000 + 3000).
Средний дневной заработок Иванова
составит 101,3 руб. (9000 руб./ (3 х 29,6)).
Бухгалтеру "Пассива" необходимо
начислить отпускные в сумме 2837 руб. (101,3 руб. х 28 к.д.).
Сумма отпускных за апрель составит 709
руб. (101,3 руб. х 7 дн.).
Сумма отпускных за май составит 2128 руб.
(101,3 руб. х 21 дн.).
Организация уплачивает взносы на
страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных
заболеваний по ставке 3%, а единый социальный налог - по ставке 35,6%.
Чтобы упростить пример, предположим, что
Иванов не имеет права на вычеты по налогу на доходы физических лиц.
Бухгалтер "Пассива" должен
сделать следующие проводки:
в апреле 2003 года
Дебет 20 Кредит 70
709 руб. - начислены отпускные Иванову за
апрель;
Дебет 70
Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на доходы
физических лиц"
92 руб. (709 руб. х 13%) - удержан налог
на доходы физических лиц;
Дебет 20 Кредит 69-1
21 руб. (709 руб. х 3%) - начислен взнос
на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных
заболеваний;
Дебет 20 Кредит 68 субсчет "Расчеты по ЕСН" (69-1, 69-3)
253 руб. (709 руб. х 35,6%) - начислен
ЕСН;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по ЕСН" Кредит 69-2
99 руб. (709 руб. х 14%) - взносы на
обязательное пенсионное страхование зачтены в счет уплаты ЕСН в федеральный
бюджет;
Дебет 97 Кредит 70
2128 руб. - начислены отпускные Иванову
за май;
Дебет 70
Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических
лиц"
277 руб. (2128 руб. х 13%) - удержан
налог на доходы физических лиц;
Дебет 97 Кредит 69-1
64 руб. (2128 руб. х 3%) - начислен взнос
на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных
заболеваний;
Дебет 97 Кредит 68 субсчет "Расчеты по ЕСН" (69-1, 69-3)
758 руб. (2128 руб. х 35,6%) - начислен
ЕСН;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по ЕСН" Кредит 69-2
298 руб. (2128 руб. х 14%) - начисленные
взносы на обязательное пенсионное страхование зачтены в счет уплаты ЕСН в
федеральный бюджет;
Дебет 70 Кредит 50-1
2468 руб. (709 - 92 + 2128 - 277) -
выплачены из кассы отпускные;
в конце мая 2003 года
Дебет 20 Кредит 97
2950 руб. (2128 + 64 + 758) - затраты на
выплату отпускных за май включены в расходы по обычным видам деятельности.
Начисление отпускных за счет резерва
Организации имеют право создать резерв на
оплату отпусков. В этом случае отпускные начисляются за счет ранее созданного
резерва.
Решение о создании и порядок формирования
резерва определяются в учетной политике организации.
Величину резерва организации определяют
самостоятельно (например, исходя из предполагаемых расходов на выплату
отпускных за год).
Сумма резерва определяется в расчете на
год. Ежемесячно бухгалтер должен начислять резерв из расчета 1/12 его годовой
суммы.
При начислении резерва для оплаты
отпускных работникам сделайте в учете такую запись:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 96
начислен резерв на оплату отпусков
работникам.
При начислении отпускных за счет
созданного резерва сделайте записи:
Дебет 96 Кредит 70
начислены отпускные работникам
организации;
Дебет 96 Кредит 69-1 (68 субсчет "Расчеты по ЕСН", 69-3)
начислены ЕСН и взнос на страхование от
несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по ЕСН" Кредит 69-2
начисленные взносы на обязательное
пенсионное страхование зачтены в счет уплаты ЕСН в федеральный бюджет.
Если по окончании текущего года в резерве
остались невыплаченные суммы, то их необходимо сторнировать. Для этого сделайте
в учете запись:
Дебет 20 (23, 25, 44...) Кредит 96
сторнирована сумма неиспользованного
резерва.