"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2012, N 7

 

КАКИМИ ДОКУМЕНТАМИ МОЖНО ПОДТВЕРДИТЬ ТРУДОВУЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

 

Как известно, основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка. Что же делать, если этот документ утерян либо некоторые сведения из этого документа различные государственные органы (социального обеспечения, пенсионного обеспечения и др.) требуют подтвердить дополнительно?

 

Работник пишет заявление

 

Согласно Правилам подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 N 555 (ред. от 20.07.2011), при отсутствии трудовой книжки, а также в случае, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные надлежащим образом, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы (п. 6).

Личное дело на руки работнику при увольнении не выдается. Вот почему работник, руководствуясь ст. 62 ТК РФ, вправе обратиться к своему работодателю с письменным заявлением выдать ему копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Обратите внимание: работодатель не вправе откладывать заявление работника "в долгий ящик", а обязан вручить работнику интересующие его документы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления. Причем документы предоставляются работнику безвозмездно. То есть работодатель не вправе взимать с работника плату за изготовление копий и т.д.

Трудовой кодекс РФ не устанавливает правила о том, кому должен работник адресовать такое заявление. Данный вопрос регулируется инструкциями по делопроизводству, принятыми у работодателя. В заявлении целесообразно указать, какие именно документы интересуют работника. Если необходимо получить два экземпляра документа, то следует отметить это.

 

Готовим копии документов

 

С точки зрения делопроизводства (п. 29 ГОСТ Р 51141-98 [1]) копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Поэтому копия документа, сделанная на копировальном аппарате, юридической силы оригинала документа не имеет. Чтобы придать юридическую силу подлинника документа обычной ксерокопии, необходимо проставить специальную отметку о заверении копии. Такая отметка проставляется в полном соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации" [2].

Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют от границы левого поля заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

 

Примерный образец

 

Генеральному директору

ООО "Алый парус"

16 июня 2012 г.

г-ну Д.В. Смолякову

 

ЗАЯВЛЕНИЕ

 

В соответствии со ст. 62 Трудового кодекса РФ прошу предоставить мне в день увольнения, 30 июня 2012 г., заверенные надлежащим образом копии следующих документов:

1. Приказ (распоряжение) о моем приеме на работу.

2. Приказ (распоряжение) об увольнении.

Также прошу оформить мне справку о доходах по форме N 2-НДФЛ и выдать справку с места работы с указанием даты приема на работу (со ссылкой на номер и дату приказа о приеме на работу), даты увольнения (со ссылкой на номер и дату приказа об увольнении с работы), а также занимаемой должности и размера заработной платы.

 

    Секретарь                                                М.И. Скорякова

 

Примерный образец

 

Унифицированная форма N Т-1

 

                                                         ┌────────┐

                                                           Код  

                                                         ├────────┤

                                           Форма по ОКУД │ 0301001│

 Общество с ограниченной ответственностью "Алый          ├────────┤

            парус" (ООО "Алый парус")                           

------------------------------------------------ по ОКПО │18272334│

           наименование организации                      └────────┘

 

                                   ┌─────────┬───────────┐

                                     Номер     Дата   

                                   │документа│составления│

                                   ├─────────┼───────────┤

                                     6 л/с  │ 01.02.2009│

                            ПРИКАЗ └─────────┴───────────┘

                        (распоряжение)

                  о приеме работника на работу

 

                                                   ┌─────────────┐

                                                       Дата     

                                            ┌──────┼─────────────┤

                        Принять на работу     с     01.02.2009 │

                                            ├──────┼─────────────┤

                                              по        -     

                                            └──────┴─────────────┘

 

                                                 ┌───────────────┐

                                                 │Табельный номер│

                                                 ├───────────────┤

            Скорякову Марину Ивановну                   26     

-------------------------------------------------└───────────────┘

              фамилия, имя, отчество

 

  отдел финансового контроля

в ----------------------------------------------------------------

                    структурное подразделение

                             секретарь

------------------------------------------------------------------

  должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория)

__________________________________________________________________

                          квалификации

        на постоянную работу с ненормированным рабочим днем

------------------------------------------------------------------

            условия приема на работу, характер работы

 

                             35 000           00

с тарифной ставкой (окладом) ----------- руб. -- коп.

                               цифрами

                             2000             00

                   надбавкой ----------- руб. -- коп.

                               цифрами

 

                     три

с испытанием на срок ---------------------------------- месяца(ев)

 

Основание:

                     30     января     09      3

Трудовой договор от "--" ----------- 20-- г. N ------

 

                         Генеральный

                           директор              Д.В. Смоляков

Руководитель организации ----------- -------  -------------------

                          должность  личная   расшифровка подписи

                                     подпись

 

С приказом (распоряжением)

работник ознакомлен         ________________ "__" ________ 20__ г.

                             личная подпись

 

Верно

 

Инспектор службы кадров         Личная подпись       Т.С. Левченко

18.06.2012

 

Обратим внимание, что ГОСТ по делопроизводству не обязывает проставлять в правом верхнем углу документа штамп "копия" либо делать эту запись от руки. Целесообразно копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Теперь наша ксерокопия приравнена к подлиннику.

 

Если нужна выписка...

 

Выписка - это документ, воспроизводящий часть информации подлинного документа (п. 140 ГОСТ Р 51141-98). Сделать выписку из документа технически сложнее, чем заверить копию. В частности, в отличие от копии новый документ будет именоваться иначе, например: "Выписка из приказа N ______ от ___________".

По сути, это будет уже самостоятельный документ. Причем выписывается только та информация, которая необходима. Вот почему выписку возможно сделать далеко не с каждого документа, а только с того, который имеет структурированную форму (например, имеет несколько пунктов или частей). Между тем приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу и об увольнении имеют унифицированную форму, причем информация размещается в табличном виде. И это значительно осложняет изготовление из них выписок.

Справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование готовит бухгалтерия, так как эта служба располагает необходимой информацией. Причем, к примеру, справка о доходах должна иметь установленную форму, которая утверждается приказами Федеральной налоговой службы. Согласно п. 3 ст. 230 Налогового кодекса РФ, налоговые агенты (работодатели) выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога. По этой причине бухгалтерия предприятия не вправе отказать выдать работнику справку о доходах по форме N 2-НДФЛ.

Документы о трудовой деятельности работник вправе запросить в любое время. Например, копию приказа о приеме на работу сотрудник может потребовать непосредственно после оформления приема на работу, чтобы удостовериться, что прием на работу действительно состоялся (ч. 2 ст. 68 ТК РФ). Заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой, работник имеет право запросить и при увольнении (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

Закон не обязывает работодателя вести учет выданных документов о трудовой деятельности. Поэтому никого не должен удивить тот факт, что у работодателя отсутствует журнал учета выданных справок и т.п.

Если работник хочет подтвердить свой стаж для целей получения пособия по государственному социальному страхованию, то целесообразно запросить справку, отвечающую требованиям Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 N 91 (ред. от 11.09.2009).

Согласно п. 23 указанных Правил, документы, выдаваемые в целях подтверждения периодов работы (службы, деятельности), включаемых в страховой стаж, должны содержать номер и дату выдачи, фамилию, имя, отчество застрахованного лица, которому выдается документ, число, месяц и год его рождения, место работы, период работы, профессию (должность), основания их выдачи (приказы, лицевые счета и другие документы). Документы, выданные работодателями застрахованному лицу при увольнении с работы, могут приниматься в подтверждение страхового стажа и в том случае, если они не содержат основания для их выдачи.

В случае если в предоставленном документе о периодах работы (службы, деятельности) указаны только годы без обозначения точных дат, за дату принимается 1 июля соответствующего года, а если не указано число месяца, то таковым является 15-е число соответствующего месяца.

 

Библиографический список

 

1. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.12.1998 N 28). М.: ИПК "Издательство стандартов", 1998.

2. ГОСТ Р 6.30-2003 "Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (утв. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации"). М.: ИПК "Издательство стандартов", 2003.

3. Дзарасов М. Трудовая биография: к вопросу о порядке оформления и ведения трудовых книжек // Бизнес-адвокат. 2003. N 24.

4. Ладнова Е.С. Прием и увольнение работников. М.: ГроссМедиа, 2012.

5. Суховская М.Г. Справки и документы с места работы: кому, когда, какие // Главная книга. 2012. N 2.

6. Огудин И. Печати - дело тонкое // Бухгалтерия и банки. 2011. N 8.

 

Е.Успенская

Ст. менеджер

отдела персонала

ООО "Страна персонала"

Подписано в печать

13.06.2012