"Главная книга", 2014, N 23
ТАЙНЫ
РАСЧЕТНОГО ЛИСТКА
(Зачем организации нужны расчетные листки
и как правильно выдавать их работникам)
Расчетные листки при выдаче зарплаты зачастую не выдают работникам даже вполне законопослушные организации. Дескать, оплата труда белая, выплачиваем вовремя - к чему лишний раз бумагу переводить? Попросит работник - так мы ему сразу листок и распечатаем. А некоторые работодатели, чего греха таить, и вовсе не знают о том, что у них есть такая обязанность.
Поэтому сегодня мы будем разбираться, что такое расчетный листок и зачем он нужен организации и работнику.
Зачем работнику расчетный листок
Цель выдачи расчетного листка - проинформировать работника о том, из чего складывается очередная полученная им сумма зарплаты. Ведь общую величину мы узнаем и так, при получении денег у кассира или когда они "прилетят" на карту. А вот что за что - не всегда понятно.
Можно предположить, что часть работодателей избегает выдачи расчетных листков намеренно, дабы избежать "ненужных" вопросов. Изучит работник свой листок и начнет интересоваться: где оплата за сверхурочные, почему премия стала меньше и т.д.
Почему расчетный листок важен для организации
Расчетные листки предусмотрены ТК <1>, поэтому при проверке трудинспектор отметит их невыдачу как нарушение и накажет организацию <2>.
Предупреждаем руководителя
Штраф за невыдачу расчетного листка может составить: от 1 тыс. до 5 тыс. руб. для директора или ИП, от 30 тыс. до 50 тыс. руб. для организации <3>. А если директора поймают на этом нарушении повторно в течение года со дня уплаты штрафа, то могут дисквалифицировать <4>.
Однако это не самое главное. Штраф, конечно, вещь неприятная, но трудинспекторы приходят с проверками редко. Выдача расчетных листков важна в другом аспекте - на случай, если работник пойдет судиться с вами, считая, что ему недоплатили. Дело в том, что по закону гражданин должен подать исковое заявление в очень короткие сроки <5>:
- по спорам об увольнении - в течение 1 месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки;
- по другим трудовым спорам - в течение 3 месяцев со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права.
Если работник опоздает с подачей заявления, то организация сможет заявить в суде о пропуске срока на обращение в суд и таким образом избежать дальнейших разбирательств. Но многие судьи считают, что работник не мог знать о нарушении своих прав по оплате труда, если расчетный листок не выдавался. Поэтому они отсчитывают срок не с даты выплаты работнику спорной суммы, а с даты, когда он из других источников узнал о том, что его обидели.
К
примеру, работница уволилась 29.12.2012 и через суд потребовала выплатить ей
сверхурочные за май - декабрь
В другом
случае женщина уволилась 31.07.2012. И только в сентябре
Еще один работник вообще сослался на рассказ коллег о неправильном расчете выходного пособия. Через несколько месяцев после увольнения они сообщили ему: при расчете среднего заработка не были учтены суммы выплаченных премий. Работодатель не смог доказать обратное, а расчетный листок при увольнении не выдавался. Поэтому суд решил, что 3 месяца надо отсчитывать от даты, когда, по словам гражданина, его "просветили" бывшие коллеги. Иск был удовлетворен <8>.
Таким образом, выводы следующие:
(если) расчетный листок выдается, у работника есть только 3 месяца после даты его выдачи, чтобы судиться с вами по зарплате. В случае опоздания вы просто заявляете в суде о пропуске срока подачи заявления и иск не рассматривается по существу <9>. Конечно, если судья не увидит каких-либо уважительных причин для восстановления срока;
(если) расчетный листок не выдается, время для обращения работника в суд ничем не ограничено. Он приведет в суде любой источник, из которого узнал о нарушении своих прав, и вам будет сложно это опровергнуть. И даже если в итоге суд закончится вашей победой, будут потрачены финансы и время на судебные заседания.
Кстати, расчетный листок может пригодиться и в налоговых спорах. С его помощью можно подтвердить, например, понесенные затраты на оплату труда <10>.
--------------------------------
<1> Статья 136 ТК РФ.
<2> Пункт 3.7 Приложения N 2 к Методическим рекомендациям, утв. Приказом Роструда от 25.11.2011 N 280; Постановление Самарского облсуда от 06.05.2014 N 4а-275/2014.
<3> Часть 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
<4> Часть 2 ст. 5.27, ст. 4.6 КоАП РФ; Обзор ВС, утв. Постановлением Президиума ВС РФ от 07.03.2007 (вопрос 8).
<5> Статья 392 ТК РФ.
<6> Апелляционное определение Воронежского облсуда от 02.07.2013 N 33-3271.
<7> Определение Свердловского облсуда от 22.02.2013 N 33-1620/2013.
<8> Апелляционное определение Хабаровского крайсуда от 13.06.2012 N 33-4044/2012.
<9> Апелляционное определение Суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 07.08.2014 N 33-1800/2014.
<10> Постановление ФАС МО от 22.05.2013 N А40-91515/12-115-603.
Что включается в расчетный листок
В расчетном листке должны быть показаны следующие суммы <11>:
- составные части заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий период. То есть, например, оклад, надбавка, премия, коэффициент и т.д.;
- иные начисления работнику, в том числе оплата больничного, компенсация за задержку зарплаты или других выплат <12>;
- удержания из зарплаты с указанием оснований, например НДФЛ или алименты;
- общая денежная сумма, подлежащая выплате.
Эти требования важно соблюдать, поскольку неполное заполнение расчетного листка - это тоже нарушение ТК <13>.
Примечание
Начисленные взносы в фонды показывать в расчетном листке не нужно, за исключением следующей ситуации. Работники могут подать заявление об удержании с них дополнительных взносов в ПФР, а у работодателя есть право присоединиться и также начислять в их пользу дополнительные взносы <14>. Если это ваш случай, то таких работников надо информировать как об удержанных дополнительных взносах в ПФР, так и о перечисленных за них дополнительно организацией. Поскольку полагается делать это одновременно с предоставлением расчетного листка <15>, то лучше просто включить эту информацию в их листки.
--------------------------------
<11> Статья 136 ТК РФ.
<12> Статья 236 ТК РФ.
<13> Решение Пермского крайсуда от 24.02.2014 N 7-271-2013-21-185-2014.
<14> Статьи 5, 8 Закона от 30.04.2008 N 56-ФЗ.
<15> Часть 8 ст. 9 Закона от 30.04.2008 N 56-ФЗ.
Форма расчетного листка нормативно не утверждена, но она есть в любой бухгалтерской программе. Вы можете использовать ее или разработать свою.
Главное - не забудьте утвердить применяемую форму в порядке, установленном для принятия локальных нормативных актов <11>. Ведь применение неутвержденной формы расчетного листка - это тоже основание для взыскания штрафа за нарушение трудового законодательства <16>.
А вот для работника факт утверждения формы не важен. Суд примет у него в качестве доказательства и неутвержденный листок, если организация не докажет, что у них применялась другая форма <17>. Поэтому не надейтесь, что неутвержденная форма поможет вам выиграть спор с работником.
Форму утверждает работодатель приказом следующего содержания:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Общество с ограниченной ответственностью "Рамзес" │
│ ───────────────────────────────────────────────── │
│ │
│ ПРИКАЗ │
│ │
│29 сентября
│ │
│ В соответствии со ст. 136 Трудового кодекса РФ │
│ │
│ ПРИКАЗЫВАЮ: │
│ 1. Утвердить форму расчетного листка - приложение N 1 к приказу. │
│ 2.
Применять утвержденную форму расчетного листка с 1 октября
│ 3. Назначить бухгалтера А.С. Кириенко ответственной за выдачу│
│расчетных листков сотрудникам в день выплаты заработной платы. │
│ │
│Генеральный директор Серов И.П. Серов │
│ │
│С приказом ознакомлена: │
│ │
│Бухгалтер Кириенко А.С. Кириенко│
│ │
│30.09.2014 │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Примечание
Если у вас в компании есть профсоюзная организация, нужно предварительно направить туда проект формы расчетного листка и получить мотивированное мнение профсоюза об этой форме в том же порядке, что и при согласовании локальных нормативных актов <18>.
Всю процедуру следует повторить, если вы <19>:
(или) сменили программу и форма листка в новой версии другая;
(или) внесли изменения в самостоятельно разработанную форму.
Покажем вариант заполнения расчетного листка на примере.
Пример. Заполнение расчетного листка работника
Условие
Сергиенко Ирина Александровна работает в ООО "Компонент" в должности руководителя отдела консалтинга по графику 40-часовой рабочей недели. Ее оклад - 50 000 руб. в месяц. В соответствии с положением о премировании в октябре ей полагается ежемесячная премия в размере 20% от оклада.
С 1 по 5 октября И.А. Сергиенко была на больничном. Сумма пособия по нетрудоспособности составила 11 560 руб.
20 октября ей выплачен аванс в размере 20 000 руб.
5 ноября ей выплачена зарплата за вторую половину октября, а также оплачен период нетрудоспособности.
Решение
Рассчитаем размер зарплаты за фактически отработанное в октябре время. Он составит 43 478,26 руб. (50 000 руб. / 23 раб. дн. x 20 раб. дн.).
Премия за отработанное время составит 8695,65 руб. ((50 000 руб. x 20%) / 23 раб. дн. x 20 раб. дн.).
Сумма НДФЛ за октябрь с начисленных сумм составит 8285 руб. ((43 478,26 руб. + 11 560 руб. + 8695,65 руб.) x 13%).
Сумма зарплаты к выплате 5 ноября составит 23 888,91 руб. (43 478,26 руб. + 8695,65 руб. - 8285 руб. - 20 000 руб.).
Заполним расчетный листок.
|
Организация |
ООО "Компонент" |
|||||||
|
Подразделение/код/табельный номер |
Отдел консалтинга/03/201 |
|||||||
|
Ф.И.О. |
Сергиенко Ирина Александровна |
|||||||
|
Должность/профессия |
Руководитель отдела консалтинга |
|||||||
|
Оклад (руб.) |
50 000,00 |
|||||||
|
Месяц/год |
Рабочие дни |
Рабочие часы (40-часовая рабочая неделя) |
||||||
|
Октябрь/2014 |
23 |
184 |
||||||
|
Начислено |
Период |
Дни |
Часы |
Сумма (руб.) |
Удержано |
Период |
Сумма (руб.) |
|
|
Зарплата за отработанное время |
06.10 - 31.10 |
20 |
160 |
43 478,26 |
НДФЛ |
Октябрь |
8285 |
|
|
Пособие по нетрудоспособности |
01.10 - 05.10 |
5 |
|
11 560,00 |
|
|
|
|
|
Ежемесячная премия |
06.10 - 31.10 |
20 |
160 |
8 695,65 |
|
|
|
|
|
Всего начислено |
|
|
|
63 733,91 |
Всего удержано |
|
8285 |
|
|
Выплачено |
Дата |
Сумма (руб.) |
|
|
|
|||
|
Аванс |
20.10.2014 |
20 000,00 |
|
|
|
|||
|
Зарплата |
05.11.2014 |
23 888,91 |
|
|
|
|||
|
Пособие по нетрудоспособности |
05.11.2014 |
11 560,00 |
|
|
|
|||
|
Всего выплачено: |
|
55 448,50 |
|
|
|
|||
Требуются ли печать и подпись ответственного лица на расчетном листке? Закон об этом умалчивает, и на практике их обычно не ставят. За разъяснениями мы обратились в Роструд.
Из авторитетных источников
Шкловец Иван Иванович, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
"Заверять расчетные листки печатью и подписью при ежемесячной выдаче работникам нет необходимости, такого требования в ТК нет. Не нужно это делать и в том случае, когда работник просит выдать ему расчетные листки при увольнении в порядке ст. 84.1 ТК РФ. Представляется, что расчетный листок не относится к документам, которые должны заверяться надлежащим образом".
Что ж, цель составления листков и правда чисто информационная, поэтому регулярно ставить на них печать и подпись действительно не стоит. Но если работник просит или вы представляете листки в качестве доказательств в суде, то можно и заверить, нарушения в этом нет. Были случаи, когда судьи не принимали расчетные листки, указывая, что без печати невозможно определить, кем выдан такой документ <20>.
--------------------------------
<16> Постановление ВС РФ от 23.12.2010 N 75-АД10-3; Решение Пермского крайсуда от 24.02.2014 N 7-271-2013-21-185-2014.
<17> Апелляционное определение Забайкальского крайсуда от 25.06.2014 N 33-2498-2014.
<18> Статья 372 ТК РФ.
<20> Апелляционные определения ВС Республики Башкортостан от 29.05.2014 N 33-5719/2014, от 29.05.2014 N 33-5742/2014.
Когда нужно выдавать расчетный листок
По закону расчетный листок нужно выдавать при выплате зарплаты, а зарплата по общему правилу выплачивается не реже двух раз в месяц <21>. Однако в Роструде считают, что достаточно выдавать листки только при выплате второй части зарплаты с указанием всех сумм, выплаченных в текущем месяце.
Из авторитетных источников
Шкловец И.И., Роструд
"При выплате зарплаты за первую половину месяца (аванса) отдельные ее составные части могут быть не определены и, таким образом, расчетные листки не будут содержать исчерпывающую информацию о заработной плате. Поэтому расчетные листки выдаются при начислении и выплате зарплаты за вторую половину месяца, когда определены все ее составляющие. При этом отдельно показывать в листке составные части за каждые полмесяца не требуется".
Имейте в виду, что при выплате отпускных расчетный листок не оформляется, поскольку оплата отпуска из расчета среднего заработка - это не зарплата <22>. А вот при увольнении его нужно сделать. Ведь в этом случае делается полный расчет, то есть работнику выплачиваются все полагающиеся ему суммы, в том числе зарплата. Это нам подтвердили и в Роструде.
Из авторитетных источников
Шкловец И.И., Роструд
"При прекращении трудового договора день выплаты заработной платы и день увольнения могут не совпадать. Зарплата и иные причитающиеся работнику суммы в таких случаях должны быть выплачены в день увольнения. Таким образом, при увольнении работнику следует выдать расчетный листок".
Если деньги выплачиваются через кассу, то листки лучше выдавать одновременно с деньгами, чтобы не бегать потом за работниками. А в какой момент их выдавать, если зарплата перечисляется на карточки, - до или после перечисления? Решите этот вопрос сами и пропишите порядок выдачи в локальном нормативном акте (ЛНА) <23>.
--------------------------------
<21> Статья 136 ТК РФ.
<22> Статья 129 ТК РФ; Письмо Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1 (п. 3).
<23> Письмо Роструда от 18.03.2010 N 739-6-1.
Как подтвердить факт выдачи расчетных листков
Распространенный вариант - распечатка расчетного листка по запросу работника. Бухгалтеры рассуждают так: кому надо, тому выдадим, а при проверке скажем, что выдавали всем. Ан нет, не получится. Если нельзя подтвердить факт выдачи документально, то инспекторы при проверке могут вам не поверить и оштрафовать вас. Поэтому надо выдавать листки регулярно, а также продумать способ подтверждения:
(или) сделать журнал выдачи расчетных листков, где работники будут расписываться;
(или) внести в платежную ведомость отдельный столбец, в котором работники будут расписываться за получение расчетного листка.
Примечание
В унифицированной форме платежной ведомости (N Т-53) есть графа "Примечание", можно использовать ее для подписи работника;
(или) сделать форму из двух частей, чтобы корешок с подписью работника оставался у организации.
В любом случае, определяясь с порядком выдачи расчетного листка, помните, что он содержит персональные данные работника, разглашение которых не допускается <24>. Поэтому при предоставлении расчетных листков вам нужно исключить возможность доступа к этой информации кого-либо, кроме самого работника-адресата. То есть нельзя просто раскладывать расчетные листки на столы работникам, нельзя передавать через других лиц и т.д. Иначе можно нарушить Закон о персональных данных и тоже подпасть под административный штраф. Он может составить от 300 до 500 руб. для сотрудника, от 500 до 1000 руб. для руководителя и от 5000 до 10 000 руб. для организации <25>.
Примечание
Административное дело о нарушении персональных данных вправе завести прокурор, к примеру, по жалобе пострадавшего работника <26>, а штраф налагается по решению суда <27>.
Отметим, что если работник получает зарплату на карточку, то распечатывать листки каждому работнику неудобно. Проще было бы рассылать их по электронной почте с подтверждением о получении. Однако в Роструде с этим не согласны.
Из авторитетных источников
Шкловец И.И., Роструд
"Развитие информационных технологий дает все основания для применения различных способов доведения информации до работников. Однако пока ТК разрешает направлять расчетный листок по электронной почте только дистанционным работникам <28>. Для остальных же обязателен письменный документ. Причем если сотрудник работает вне основного офиса, то о получении им расчетного листка обязан позаботиться работодатель".
Заметим, что некоторые судьи не видят криминала в рассылке расчетных листков работникам по e-mail <29>. Так, Мосгорсуд отказал инспектору по кадрам в иске о взыскании оплаты за сверхурочную работу. Работодатель заявил, что женщина регулярно получала расчетные листки по электронной почте и могла вовремя узнать о нарушении своих прав. Когда она обратилась в суд, 3 месяца с момента получения расчетного листка уже прошли. Следовательно, срок для подачи искового заявления был пропущен <30>.
Тем не менее для отправки расчетных листков по электронной почте надежнее будет подождать внесения соответствующих поправок в ТК.
* * *
Лучше всего урегулировать все вопросы по расчетным листкам в локальном нормативном акте, например в положении об оплате труда или в специальном ЛНА. Там можно утвердить форму листка, периодичность выдачи, способ передачи работнику с учетом требований конфиденциальности и т.д. Так и бухгалтеру будет проще, и работники будут в курсе, ведь со всеми ЛНА организации они должны быть ознакомлены под роспись <31>.
--------------------------------
<24> Статья 88 ТК РФ; ст. 7 Закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ.
<25> Статья 13.11 КоАП РФ.
<26> Часть 1 ст. 28.4 КоАП РФ.
<27> Часть 1 ст. 23.1 КоАП РФ.
<28> Часть 5 ст. 312.1 ТК РФ.
<29> Апелляционное определение ВС Карачаево-Черкесской Республики от 29.04.2013 N 33-204/2013.
<30> Определение Мосгорсуда от 18.07.2011 N 33-22203.
<31> Статья 68 ТК РФ.
М.Г.Мошкович
Юрист
Подписано в печать
21.11.2014