"Кадровый вопрос", 2013, N 12
ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО
В данной статье мы продолжим разбирать нюансы оформления деловых писем.
Вступительное обращение и заключительная формула вежливости в деловых письмах иностранным партнерам, клиентам и пр. представляют собой общепринятые стандартные формулировки, играющие в письмах ту же роль, какую в разговоре играют соответственно выражения good morning ("доброе утро") и good-bye ("до свидания", "прощайте"). Вступительное обращение помещается на левой стороне письма под внутренним адресом, а заключительная формула - на правой, в конце основного текста.
Обе формулы пишутся на отдельных строках. В настоящее время в деловых письмах наиболее распространены нижеследующие формулы вежливости.
В письмах к фирмам и организациям:
Вступительное обращение:
Dear Sirs. Gentlemen - Господа! Уважаемые господа!
Обращение Gentlemen употребляется главным образом в США.
Заключительные формулы:
Yours faithfully - Преданный Вам...
Faithfully yours - Преданный Вам...
Yours truly - Преданный Вам...
Yours respectfully - С уважением...
Yours sincerely - С уважением...
Sincerely yours - С уважением...
В Соединенных Штатах Америки распространена также формулировка Yours very truly и ряд других формулировок. В Англии наиболее употребительными формулировками являются Dear Sirs и Yours Faithfully.
В письмах к отдельным лицам:
Вступительное обращение:
Dear Sir...
Dear Madam (как к замужним, так и незамужним женщинам)...
Заключительные формулы:
Yours faithfully - Преданный Вам...
Faithfully yours - Преданный Вам...
Yours truly - Преданный Вам...
Truly yours - Преданный Вам...
Yours very truly - Преданный Вам...
Заключительная фраза Yours truly или Yours very truly, которая необычна для Великобритании, также считается менее официальной, чем Yours faithfully. Обращения Dear Sir и Dear Madam к отдельным лицам являются строго официальными. Однако если письмо адресуется хорошо знакомому лицу и не носит официального характера, то во вступительном обращении слова Sir, Madam заменяются фамилией лица с предшествующим Mr., Mrs. или Miss; имя или инициалы адресата при этом обычно опускаются.
Dear Mr. Duglas - Уважаемый мистер Дуглас!
Dear Mrs. Green - Уважаемая миссис Грин!
Dear Miss Black - Уважаемая мисс Блэк!
В этих случаях в качестве заключительной формулы обычно употребляется Yours sincerely или Yours very sincerely (искренне Ваш(а)).
Письма, начинающиеся с неофициального приветствия (например, Dear Tommy), завершаются дружескими фразами, такими как With best regards, With kind regards (с наилучшими пожеланиями) и т.д., часто в сочетании с Yours sincerely.
Подходящие заключительные фразы для неофициальных писем это вдобавок к Yours sincerely (Sincerely yours) - Sincerely, Yours cordially, Cordially yours, Cordially; им могут предшествовать With best regard и т.д.
После вступительного обращения ставится запятая (в Англии) или двоеточие (в Соединенных Штатах Америки), а после заключительной формулировки - запятая.
Надо избегать причастных оборотов, за которыми следуют такие заключительные фразы, как I am, we are, we remain. Не пишите, например, Hoping you will agree to our suggestion, we..., пишите: We hope you will agree to our suggestion. Yours faithfully.
Мистер (Mr.), миссис (Mrs.) и мисс (Miss) - обычные вежливые формы обращения. Иногда вместо мистера (Mr.) после полного имени адресата ставится Esq. (Esquire), эсквайр, как знак уважения (редко употребляемое в Соединенных Штатах). Множественная форма Messrs (Messieurs) и Mmes (Mesdames) используется тогда, когда пишут двум или более мужчинам или женщинам как отдельным лицам или как членам товариществ. Если партнерами товарищества являются как женщины, так и мужчины, то форма обращения Messrs наиболее подходящая. К фирмам и товариществам, не имеющим в своих названиях имен собственных, такая форма обращения не подходит. В Соединенных Штатах не принято обращаться к членам товариществ Messrs или Mmes.
Messrs. Smith & Co, но Smith & Co Ltd.
Другими формами вежливого обращения являются: The Honourable (американский спеллинг Honorable) - уважаемый и The Reverend - почтенный. С вежливой формой The Honourable (сокращенно Hon.) обращаются к лицам, занимающим высокое государственное положение, членам законодательных органов, судов, мэрам и (в Великобритании) членам титулованной аристократии. За ней следует полное имя адресата. Если первое имя неизвестно, то его можно заменить на Mr. В зависимости от ранга к аристократии (пэр или леди) необходимо обращаться как The Right Honourable или The Most Honourable. The Reverend (Rev) употребляется при обращении к священникам; за ним должно следовать полное имя священника. Для высших священнослужителей могут подойти другие формы (например, The Most Reverend или The Right Reverend).
Этикет требует также, чтобы в обращении были указаны академические степени доктора и профессора. Низшие академические звания, такие как B.A. и M.A., употребляются редко. К обладателю докторской степени обращаются Dr. или после имени ставят буквы, указывающие его (или ее) докторскую степень в конкретной области. Если адресат не является доктором медицины, последняя форма предпочтительна. При обращении к лицу, занимающему (или ранее занимавшему) должность профессора, обращаются Professor (сокращенно Prof.).
Относительно синтаксиса деловых писем можно добавить следующее. Характерной особенностью является то, что порядок слов и предложений должен отражать логическую последовательность элементов содержания письма и соответствовать традиционным для данного языка нормам расположения слов. В русской письменной речи информационная роль слова или словосочетания возрастает именно к концу предложения. Таким образом, вначале необходимо вводить вспомогательную информацию, а уже затем основную, главную мысль. Причем основная информация помещается после сказуемого, а вспомогательная информация в начале предложения и до сказуемого. Для официально-делового стиля характерны предложения, в которых подлежащее выражено не одним словом, а целостным по назначению сочетанием слов. В целом при согласовании подлежащего со сказуемым действует такой принцип: субъект действия отождествляется не столько с индивидуальным лицом, сколько с его собирательным статусом.
Далее мы предлагаем вам рассмотреть несколько вариантов согласования сказуемого с подлежащим, которые являются характерными для стиля официально-деловых писем и могут вызвать сомнения у составителя письма (отправителя):
- При подлежащем с количественным числительным, оканчивающимся на "один", сказуемое должно употребляться в форме единственного числа.
Неправильный вариант: Правильный вариант:
В
были приняты 41 специалисты. был принят 41 специалист.
- При подлежащем, имеющем в своем составе имя числительное, означающее "два" или более, сказуемое употребляется как в форме единственного, так и в форме множественного числа.
На совещании по вопросам повышения эффективности прямых продаж будет обсуждено (будут обсуждены) три вопроса.
Необходимо учитывать, что сказуемое в форме единственного числа подчеркивает внутреннюю нерасчлененность, целостность именно того тождества, о котором идет речь.
Нашей организации выделено 5 автомобилей "Газель".
Единственное число оказывается более уместно, когда лица или предметы пассивны по отношению к обозначенным сказуемым действию или признаку.
Нами было рассмотрено и обсуждено два проекта; за неделю было заключено девять договоров.
Форма множественного числа сказуемого уместна в тех случаях, когда составитель документа хочет подчеркнуть активный характер действий каждого лица.
11 рабочих складского помещения добились увеличения заработной платы.
- Подлежащие, включающие слова "большинство", "меньшинство", "множество", "часть", "немало", "ряд", "несколько", "число", "количество", "не больше чем", "не меньше чем", а также отрицательные и неопределенные местоимения, такие как "никто", "кое-что", "кое-кто", "некто", "ничто", употребляются со сказуемыми в форме единственного числа, то есть сказуемое в этом случае должно согласоваться с подлежащим по грамматическому принципу.
Большинство членов правления проголосовало за введение шестидневной рабочей недели.
Ряд предложений и проектов были нами отобраны на предстоящую в марте этого года выставку.
- При подлежащем, выраженном местоимением "кто", сказуемое ставится в форме единственного числа.
Тот, кто предложит лучший и наиболее оптимальный проект, получит денежную премию.
Самой частой ошибкой, встречающейся в текстах деловых писем, является дублированность стандартизированных документов. К примеру, нет необходимости в составлении делового письма, удостоверяющего личность сотрудника в его служебной командировке, если существует форма командировочного удостоверения. Для этого нужно только ограничиться пропуском на территорию организации или его паспортом и устной информацией.
Не следует начинать текст письма с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме предыдущего письма. Лишним будет также указание наименования организации рядом с должностью лица, подписавшего письмо, так как данный реквизит написан на бланке или в прямоугольном штампе, поставленном в верхнем левом углу письма.
Тексты деловых писем необходимо предварительно согласовать с заинтересованными должностными лицами организации (например, письма по кадровым вопросам согласовываются с начальником отдела кадров; по финансовым вопросам - с главным бухгалтером и т.п.). Визы подобного согласования проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся в организации.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посредине верхнего поля листа.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Бланк приказа в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и при необходимости ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
Перечень реквизитов для подготовки и оформления документов:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа и т.п.
Особенностью деловых писем в настоящее время является наличие большого количества цифровой информации, неправильная запись которой может впоследствии стать источником помех и разногласий, возникающих при чтении, изучении и обработке подобных текстов.
Отдельные виды информации подаются и в словесно-цифровой форме.
124 000 записывается как 124 тыс. руб.
Количество, выраженное однозначным числом, воспроизводится словом, а не цифрами.
Заключенных договоров должно быть не более двух.
Аналогичным же образом обозначаются временные границы или периоды.
Переговоры должны быть проведены в течение четырех-пяти дней.
Если однозначное число сопровождается обозначением массы, размера и пр., оно должно записываться цифрами.
Нам
необходимо
При записи многозначных чисел цифры делятся пробелами на классы.
127 890 руб.
Запись с помощью цифр порядковых числительных отличается от записи количественных: если она делается арабскими цифрами, то используется наращение, соответствующее падежному окончанию.
Уровень подготовки специалиста отдела маркетинга соответствует 2-му классу...
При перечислении нескольких порядковых числительных наращение ставится только один раз.
Специалисты 1, 2, 3-го класса должны явиться на заседание...
Некоторые порядковые числительные обозначаются в документах с помощью римских цифр, но уже без наращения. Римскими цифрами принято записывать порядковые номера месяцев, кварталов.
С помощью цифр можно записывать прилагательные, выраженные сложным словом, включающим в себя указание на число.
50-процентный, 300-километровый, 2-миллиметровый, 4-килограммовый.
Допускается сокращать вторую часть прилагательного, означающего единицу измерения.
20-км, 5-мм, 4-кг.
При составлении деловых писем необходимо помнить, что по письму можно судить не только о человеке, который его написал, но и об организации, которую он представляет. В конечном итоге письмо может создать или хорошую репутацию человеку или организации, или, наоборот, вызвать негатив. Поскольку деловые письма обычно подшиваются, то не исключено, что к вашему письму, оставленному без внимания ранее, могут вернуться при просмотре подшивки. Помните, что время, затраченное на составление хорошего письма, - это хорошо вложенный капитал.
Образцы стандартных фраз в деловой переписке:
- В соответствии с Вашим письмом...
- В соответствии с письмом заказчика (клиента и т.п.)...
- В соответствии с протоколом...
- В целях усиления охраны имущества...
- В ответ на Вашу просьбу...
- В подтверждение нашего телефонного разговора...
- В подтверждение нашей договоренности...
- В порядке оказания технической помощи...
- В связи с тяжелым положением...
- В связи с отсутствием финансовой помощи...
- В порядке проведения совместной работы...
- В связи с проведением совместных работ...
- В целях усиления ответственности...
Извещения:
- Сообщаем, что задержка в отгрузке... произошла ввиду...
- Ставим Вас в известность, что руководство завода приняло решение...
- Ставим Вас в известность, что Ваше предложение принято...
- Извещаем, что мы...
- Доводим до Вашего сведения, что...
- Сообщаем, что, к сожалению, не можем...
Фразы от третьего лица единственного числа:
- Кооператив "Наир и Ко" гарантирует...
- Завод "Контакт" не возражает...
- Совместное российско-немецкое предприятие "ТрансМашГрупп" предлагает...
Фразы от третьего лица множественного числа:
- Дирекция и профсоюзный комитет завода "КонтактОбъектив" убедительно просят...
Фразы от первого лица множественного числа:
- Просим...
- Подтверждаем...
- Предлагаем...
- Сообщаем...
Фразы от первого лица единственного числа (если письмо исходит от гражданина):
- Довожу до Вашего сведения...
- Прошу...
- Ставлю Вас в известность...
Фразы от первого лица множественного числа (если опять же письмо исходит от физического лица):
- Поддерживаем...
- Одобряем...
- Мы получили Вашу телеграмму...
- Поздравляем...
Просьбы:
- Просим Вас проверить ход выполнения работ...
- Прошу принять меры...
- Прошу сообщить данные о производительности...
- Просим оказать содействие...
- Просим выслать в наш адрес...
- Прошу ликвидировать задолженность...
Отправка документов или материальных ценностей:
- Направляем Вам планы сборки деталей и конструкций...
- Посылаем интересующие Вас документы заказным письмом с уведомлением...
- Высылаем подписанный с нашей стороны договор...
Подтверждения:
- С благодарностью подтверждаем получение вашего заказа и приступаем к его выполнению...
- Подтверждаем получение спецификаций на...
- Завод "Оптика" подтверждает условия поставки оборудования...
Предложения:
- Мы можем предложить Вам...
- Предлагаем Вам приобрести...
- Мы можем рекомендовать Вам...
Приглашения:
- Приглашаем Вас принять участие в выставке...
- Просим принять участие в обсуждении договора с рекламодателями...
- Приглашаем представителя Вашего предприятия посетить...
Отказы и отклонения предложения (проекта):
- Присланный Вами проект договора с верстальщиком на сумму... нами не может быть утвержден по следующим причинам...
- Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам...
Напоминания:
- Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны...
- Напоминаем, что в соответствии с... Вы должны...
- Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате составляет...
- Напоминаем Вам, что срок предоставления образцов заканчивается...
Гарантии:
- Оплату гарантируем.
- Сроки выполнения работ и оказания услуг гарантируем.
- Качество изделий гарантируем.
Заключительные слова:
- Надеемся, что наша просьба будет выполнена.
- Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.
- С пожеланиями успехов...
- Убедительно просим Вас не задерживать ответ.
- Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).
Далее перечислим названия документов, которые пишутся только с прописной буквы в тексте деловых писем:
- Конституция Российской Федерации;
- Декларация прав и свобод человека и гражданина;
- Федеральный конституционный закон (перед названием данного нормативного акта);
- Федеральный закон (перед названием данного нормативного акта);
- Закон Российской Федерации (перед названием данного нормативного акта);
- Указ Президента Российской Федерации (перед названием данного нормативного акта);
- Послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию (перед названием данного нормативного акта);
- Уголовный кодекс Российской Федерации;
- Таможенный кодекс Российской Федерации и т.п.
Название документов без предшествующего, стоящего вне названия родового слова, такие как инструкция, устав, положение, пишутся с прописной буквы и без каких-либо кавычек:
Положение об оплате труда и премировании;
Правила внутреннего трудового распорядка;
Инструкция по технике безопасности в организации.
Со строчной буквы пишутся:
- постановление Правительства Российской Федерации;
- решение Администрации Ленинского района г. Саратова;
- постановление мэра г. Ставрополя;
- распоряжение главы администрации муниципального района;
- приказ начальника отдела кадров.
В названиях научных учреждений и учебных заведений с прописной буквы пишется первое слово, а также имена собственные, входящие в соответствующее название:
Российская академия медицинских наук (РАМН);
Волгоградский государственный университет (ВолГУ);
Саратовская государственная академия права (СГАП).
Средние учебные заведения неединичного характера, такие как школы, училища, техникумы, колледжи, пишутся со строчной буквы:
юридический колледж N 1;
медицинское училище N 8;
средняя общеобразовательная школа N 60.
В названиях организаций единичного характера с прописной буквы пишутся первое слово и входящие в состав названия имена собственные: Российский детский фонд, Фонд социальной поддержи населения, Учреждение юстиции по Саратовской области по государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним.
Названия организаций неединичного (неединственного) характера пишутся всегда со строчной буквы: бюро инвентаризации г. Пензы, детская поликлиника N 19 Кировского района г. Ставрополя.
Названия организаций во множественном числе пишутся со строчной буквы: банки г. Москвы, биржи Лондона, букмекерские конторы Санкт-Петербурга.
Названия главных управлений в составе структурного подразделения мэрии и администрации пишутся с прописной буквы: Главное управление по бюджету и финансам мэрии г. Саратова, Главное управление благоустройства администрации Вольского района Саратовской области.
Названия структурных подразделений мэрии и администраций и слова "президиум", "ученый совет", "факультет", "отделение", "сектор", "группа" и им подобные пишутся со строчной буквы: президиум мэрии, комитет по социальной политике, департамент по делам молодежи, правовое управление мэрии, отдел экспертизы и таможенного контроля администрации.
В названиях железнодорожных станций, вокзалов, аэропортов с прописной буквы пишутся все слова, за исключением родовых обозначений:
аэропорт Домодедово;
вокзал Саратов-1;
станция Ширханы.
Станции метро следует писать без кавычек, с прописной буквы первое слово и имена собственные:
Станция метро Октябрьское поле;
Станция метро Медведково.
С прописной буквы пишется первое слово в таких словах, как Международный выставочный центр, Государственное образовательное учреждение (высшего профессионального образования, к примеру), Саратовский государственный медицинский университет, Второй межобластной слет физиков-ядерщиков Поволжья.
Пишутся с прописной буквы, если это определение входит в их состав, и со строчной, если географическое определение не входит в состав названия, а только указывает на местонахождение:
Саратовская областная регистрационная палата, но саратовское предприятие ОАО "Елка Плюс".
Использование сокращенных слов (так называемых аббревиатур) порой необходимо, чтобы сократить текст делового письма, избежать повторения длинных названий либо часто встречающихся слов и (или) словосочетаний.
В настоящее время существуют лексические и графические сокращения. Примером лексического сокращения может служить знаменитый КВН и слово "кавээнщик".
Графические сокращения - это условные и только письменные сокращения, не являющиеся словами-аббревиатурами. От них не образуются производные слова (см. выше КВН) и у них нет аббревиатурного произношения. Примером графического сокращения могут послужить сокращения т.е. - то есть, т.п. - тому подобное, т.к. - так как, т.д. - так далее, пр. - прочее.
При составлении текстов деловых писем нередко возникает вопрос: а как же правильно и наиболее точно сократить слова? На данный момент стандартизированы некоторые принятые виды сокращений, такие как:
- почтовые сокращения слов, обозначающих населенные пункты (г. - город, обл. - область);
- названия месяцев (янв. - январь, дек. - декабрь);
- условные обозначения физических величин и единиц измерения (см - сантиметр, кг - килограмм, мм - миллиметр, км - километр);
- сокращения, принятые в учетно-отчетной документации (Сбербанк, квит. N - квитанция n, расч. счет - расчетный счет, кор. счет - корреспондентский счет);
- названия документов (рассматриваемый нами ГОСТ, к примеру);
- наименования должностей, ученых званий, степеней (проф. - профессор, доц. - доцент, к. ю. н. - кандидат юридических наук, д. м. н. - доктор медицинских наук, зам. - заместитель, зав. - заведующий, и. о. - исполняющий обязанности).
Написание дат в деловых письмах содержит следующие правила: если обозначение даты в тексте состоит только из года, слово год пишется полностью: план маркетинговых исследований на 2013 год, бюджет на 2014 год.
Если дата
в тексте состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то она
имеет следующее написание: в феврале
Слова "год" и "годы" сокращаются до "г." и "гг.", если они приведены в датах с обозначением месяца, квартала, полугодия.
Рекомендуется опускать слово "год" при его цифровом обозначении при датах в круглых скобках. Это обычно даты рождения и (или) смерти лиц:
Иванов В.Ф. (р. 1938);
Иванова Р.С. (ум. 2006).
Календарные
сроки в тексте пишутся следующим образом: в ноябре
Все виды некалендарных лет (например, бюджетный год, учебный, театральный сезон и пр.), то есть тех лет, которые начинаются в одном году, а заканчиваются уже в другом, пишутся только через косую черту:
В 2001/2002 учебном году;
театральный
сезон зима 2012/весна
Для обозначения диапазона значений ставят: тире, знак "-", предлог "от" перед первым числом и предлог "до" перед вторым:
Труба
длиной 5 -
Шланг
длиной от 15 до
С 12.00 до 15.00 часов.
Номера телефонов принято писать следующим образом. Необходимо отделять дефисом по две цифры справа налево (кроме реквизита "Отметка об исполнителе" в правовых актах и деловых письмах):
тел. 48-75-28, доб. 2-49;
тел. (495) 123-45-67.
В номерах телефонов с числом цифр больше шести отделяется левая группа в три цифры (выше мы уже показали данный пример).
Двойные номера домов принято писать через косую черту:
ул. Цимлянская, 2/11;
ул. Б. Садовая, 239/243.
Литерные номера домов пишутся слитно с номером дома:
Солнечный пер., 77а.
Мужские фамилии, оканчивающиеся на твердую и мягкую согласную, склоняются:
Шорец - (кого?) - Шорца;
Валай - (кого?) - Валая;
Майоринг - (кого?) - Майоринга;
Йеринг - (кого?) - Йеринга;
Шмель - (кого?) - Шмеля.
Женские фамилии, оканчивающиеся на твердую или мягкую согласную, не склоняются:
Марианна Шмель - (кому?) - Марианне Шмель, (кого?) - Марианны Шмель;
Елена Йеринг - (кому?) - Елене Йеринг, (кого?) - Елены Йеринг.
Фамилии, оканчивающиеся на неударную гласную "а", "я", склоняются, за исключением фамилий, в которых окончанию "а" предшествует буква "и":
Петрарка - (кого?) - Петрарки;
Гарсиа, Гулиа, Галиа.
Неславянские фамилии, оканчивающиеся на ударную гласную "а", "я", не склоняются вообще. Например, Золя, Дюма.
Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся следующим образом:
100-летие;
5-этажный дом;
2-подъездное здание;
4-секционный дом.
Сложные слова с числительным и прилагательным "процентный" пишутся таким образом: 15%-ный сбор, 20%-ная ставка. Знак "%" при нескольких числах ставится только единожды (один раз), например 50, 80 и 100%, а не 50%, 80% и 100%.
Именно из соображений практического удобства возникли сокращения длинных названий.
Наиболее часто употребляемые сокращения слов:
абз. - абзац д. - дом
бул. - бульвар ж.д. - железная дорога
г., гг. (при цифрах) - год, годы ж.-д. - железнодорожный
г., гг. (без цифр) - город, города и др. - и другие
г-ну - господину и пр. - и прочие
гр-н, гр-не - гражданин, граждане кг - килограмм
гр-ка, гр-ки - гражданка, к., коп. - копейка
гражданки м/р - микрорайон
га - гектар м - метр
г - грамм мм - миллиметр
млрд. (после цифр) - миллиард, подп. - подпункт
миллиарды р., руб. - рубль
млн. (после цифр) - миллионы, с - секунда
миллион с. (при
оз. - озеро названии) - село
обл. - область см. - смотри
пл. - площадь т - тонна
пер. - переулок тыс. - тысяча
пос. - поселок ул. - улица
пр. - проспект ц - центнер
п., пп. - пункт, пункты экз. - экземпляр
Образец оформления делового письма.
Эмблема организации
ООО "Центр издательской Директору ОАО
и юридической деятельности "ГроссМедиаХолдинг"
"Апельсин" г-ну Полякову Д.А.
Тархова ул., 29А, г. Саратов
Саратовская обл., 410035
тел.: 45-49-49, факс: 45-49-48
e-mail: centr_apelsin@rambler.ru
ОКПО 03114508
ОГРН 2265900329862
ИНН/КПП 645301957115/883004001
23 марта
На N ____ от _________
О расторжении договора
Уважаемый Денис Артемович!
Согласно нашей договоренности, достигнутой в ходе переговоров в феврале
этого года (протокол от 29 февраля
о расторжении договора о сотрудничестве с Вашей организацией, так как после
проведенных маркетинговых исследований наша организация срочно была
вынуждена изменить структуру и наименование заказов в соответствии с
запросами потребителей книжного рынка.
В связи с данными обстоятельствами прошу Вас простить меня.
С надеждой на понимание.
Генеральный директор (подпись) Р.Л. Наумова
О.Л. Иванова
43-90-90
Образец оформления делового письма с угловым расположением реквизитов.
Герб Российской Федерации Адресат
или герб субъекта России
Наименование организации
Наименование структурного подразделения
(или бланк конкретного должностного лица,
к примеру заместителя министра)
Справочные данные организации,
ОГРН, ИНН/КПП
Дата, регистрационный номер,
ссылка на N и дату при письмах-ответах
Заголовок письма
Текст
Должность (подпись) Инициалы, фамилия
Фамилия исполнителя (или Ф.И.О. и номер телефона)
Акционерное общество
"МАРИАННА"
115127, Москва, ул. Братеевская, д. 28, офис 505
телефон: (495) 345-00-01
факс: (495) 346-70-00
e-mail: marianna_office@rambler.ru
р/с 45670080900020
14 марта
На N ___________________
Директору выставочного центра
"СОФИТ-ЭКСПО"
Александрову А.
ул. Афанасьевская, д. 101
Об участии в выставке
Уважаемый Александр Александрович!
Внимательно ознакомившись с рекламой, правилами и программой работы
Вашего выставочного центра "СОФИТ-ЭКСПО", опубликованными в N 1
"Экономической
газеты города Москвы" от 1
марта
заявку на участие в весенней презентации вашего центра.
Просим включить нашу организацию в число участников выставки.
Приложение: план экспозиции на
Директор (подпись) Илюшин С.А.
Письма-приглашения с предложением принять участие в семинарах, тренингах, совещаниях, выставках и т.п. в основной своей массе адресуются руководителю организации, предприятия, конкретному должностному лицу, но могут быть адресованы и всему трудовому коллективу.
Обращение к руководителю, конкретному должностному лицу начинается со слов "Уважаемый...", "Глубокоуважаемый...".
Образец письма-приглашения.
Глубокоуважаемый Руслан Вадимович!
С 29
апреля по 4 мая
Арбата" проводит Второй региональный студенческий фестиваль "Дни здоровья и
красоты в Поволжье - 2013". В данном мероприятии примут участие более
пятисот студентов Саратова, наших соседей - Самары, Нижнего Новгорода,
Волгограда, Пензы и др., в том числе представители средств массовой
информации и крупных общественных организаций и политических партий.
Цель данного фестиваля - привлечь внимание студенчества к таким важным
проблемам, как здоровье нации, здоровый образ жизни, красивое тело,
здоровый и молодой организм и его возможности; к студенческой прессе как
инструменту самосознания и выражения интересов характеров современной
молодежи.
В рамках проведения данного фестиваля:
- различные семинары, круглые столы, заседания, дискуссии по вопросам
красоты и здоровья;
- областная спартакиада старшеклассников и студентов начальных курсов;
- выступления команд КВН, музыкальных групп, коллективов студенческой и
иной самодеятельности.
Фестиваль организован в режиме интенсивного общения и активного отдыха.
Просим Вас принять участие в данном молодежном мероприятии.
Письма-просьбы
В жизни существует много всевозможных ситуаций, которые дают повод для изложения просьб от имени организаций, учреждений и предприятий.
Излагая просьбу в тексте делового письма, необходимо подчеркнуть заинтересованность конкретной организации (отправителя) в ее исполнении. Самый простой и распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного и коллективного заявления. Обращение начинается со слова "Уважаемый...", далее пишутся имя и отчество.
Образец письма-просьбы.
Ночью 25 февраля 2013 г. в выставочном комплексе "СОФИТ-ЭКСПО" по
адресу: Чернышевского, д. 110, случился пожар, в результате которого
полностью выгорел выставочный зал, причинен ущерб выставочному инвентарю,
складским и иным подсобным помещениям.
Пожар произошел незадолго до проведения крупнейшей в регионе
строительной выставки "СТРОЙПОВОЛЖЬЕ-2008". Более 6000 зарубежных и
отечественных фирм и организаций примут участие в экспозиции данного
мероприятия. В рамках выставки с 11 по 16 марта запланировано проведение
международного конкурса.
Нами приложены все усилия и выделены средства для проведения
вышеназванных мероприятий на должном уровне и в сроки, но из-за нехватки
внутренних ресурсов мы не успеем провести быструю реконструкцию.
В связи с этим убедительно просим выделить 2000 млн руб. выставочному
комплексу "СОФИТ-ЭКСПО".
Образец письма-предложения о совместном сотрудничестве.
ООО "Елка Плюс" просит рассмотреть вопрос о расширении взаимовыгодного
сотрудничества с Вашим регионом по организации фирменной торговли и сбыта
на рекомендуемых Вами предприятиях.
Наша организация является крупнейшим в России производителем
сантехнической продукции, мебели и зеркал для ванных комнат, кухонной
мебели с дневным выпуском более 100 единиц. Постоянное участие модельеров и
дизайнеров предприятия на международных выставках в Лондоне, Берлине,
Нью-Йорке и др. позволяет обеспечивать зарубежный европейский уровень
дизайна и качества выпускаемой продукции.
По данным отдела аналитики и обработки информации нашего предприятия,
годовой оборот нашей продукции, отпускаемой частным лицам за наличный
расчет в вашем регионе, составил более 10 млн руб.
Наша организация готова создать на базе рекомендуемого Вами предприятия
современный специализированный магазин, провести необходимое обучение
сотрудников и персонала, решить все вопросы обеспечения эффективной работы
данного магазина, предложить населению Вашего региона более низкий уровень
цен, тесно сотрудничать по всем вопросам с администрацией региона.
Наш опыт организации аналогичных предприятий в других регионах России
показывает, что торговая площадь должна быть не менее 200 квадратных
метров. Месторасположение - наличие остановок общественного транспорта.
Готовы выехать на согласованные с Вами предприятия для совместного
обсуждения нашего сотрудничества.
Образец письма-ответа.
(эмблема)
Закрытое акционерное общество Генеральному директору
"КЕРАМИКА" ОАО "ПрофкрепежЦентр"
пл. Орджоникидзе, д. 1, Л.В. Иванову
Саратов, 407800
Тел.: (8452) 45-14-16 (многоканальный)
Факс: (8452) 48-00-01
http://www.keramika.ru
e-mail: centr_office@keramika.ru
ОКПО 29909010, ОГРН 78900010
ИНН/КПП 1676717778/662677898
13
сентября
О переводе наличных средств в оплату за товар
Уважаемый Леонид Васильевич!
Сообщаем Вам, что перевод наличных средств в счет оплаты товара,
поставленного Вашей компанией для нас, будет осуществлен в течение трех
следующих дней.
Генеральный директор (подпись) Коньков В.Г.
Е.А. Миненкова
Тел.: 96-70-89
Письма-ответы (отказы)
Логическая схема письма-ответа (отказа) должна быть следующей:
- повторение просьбы, на которую составляется ответ;
- обоснование причины отказа (если письмо-отказ);
- констатация отказа.
Образец письма-ответа (отказа).
Вашу просьбу об изменении срока поставки сантехнического оборудования и
мебели для ванных комнат выполнить не имеем возможности из-за отсутствия их
в настоящее время на наших складах. Поэтому данное оборудование и мебель
будут поставлены в сроки, обусловленные в договоре.
Информационное деловое письмо - это служебное письмо, которое призвано сообщить адресату сведения официального характера. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. Информационные письма обычно подписываются руководителем организации.
Подобные письма носят типовой характер. Рассылаются они подведомственным организациям или организациям определенного типа.
В информационных письмах могут содержаться рекомендации и предложения либо дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, информационные письма могут содержать приложения.
Информационное письмо оформляется на бланке письма.
Образец информационного делового письма.
(эмблема)
Закрытое акционерное общество Генеральному директору
"КЕРАМИКА" ОАО "ПрофкрепежЦентр"
пл. Орджоникидзе, д. 1, Л.В. Иванову
Саратов, 407800
Тел.: (8452) 45-14-16 (многоканальный)
Факс: (8452) 48-00-01
http://www.keramika.ru
e-mail: centr_office@keramika.ru
ОКПО 29909010, ОГРН 78900010
ИНН/КПП 1676717778/662677898
13
сентября
О предоставлении сборников сообщений
и рекламных проспектов
Уважаемый Леонид Васильевич!
В соответствии
с договором от 19
апреля
предоставить для ввода в "Электронный каталог строителя" два сборника
сообщений и рекламных проспектов.
Генеральный директор (подпись) Коньков В.Г.
Е.А. Миненкова
Тел.: 96-70-89
OOO "Ruslana and Ludmila"
Office of the Director
662000
d. 21 kv. 87
Ul. English
Moscow
January 11, 2014
Dear Sir, ...
Your sincerely, Ruslana Naumova
Director
Сопроводительные письма
Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей и т.п. Данные письма выполняют важную функцию контроля за прохождением документов и грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка.
В сопроводительном письме всегда есть такие стандартные выражения, как "направляем", "пересылаем", "посылаем" и т.п. В конце текста сопроводительного письма делается отметка о наличии приложений.
Образец сопроводительного письма.
Министерство Российской Федерации по физической культуре, спорту и
туризму направляет Вам разработанные и утвержденные Приказом Минспорта
России от 14 апреля 2008 г. N 124 бланки заявлений на получение
(переоформление) лицензии на международную туристскую деятельность и
включение (внесение изменений) в Государственный реестр для юридических и
физических лиц. Данные бланки заявлений Вашему территориальному органу
необходимо использовать в процессе последующего лицензирования
международной туристской деятельности.
Дополнительно направляем Вам образцы бланков предписания на проверку,
акты проверки соблюдения лицензионных требований и условий лицензиатом,
предписание устранения нарушений, выявленных в ходе проверки лицензиата,
утвержденные Приказом Минспорта от 16 апреля
полномочий лицензирующего органа бланки предписаний могут носить
наименование "решение"). На основании этих бланков предписаний Вашему
территориальному органу надлежит разработать и утвердить соответствующие
документы для осуществления надзора за туристическими фирмами,
расположенными в Вашем регионе.
Приложение: на
Рекомендательные письма
Целью любого рекомендательного письма является предоставление объективной всесторонней информации о конкретном человеке (физическом лице) или организации, предприятии, учреждении (юридическом лице). Чаще всего рекомендательное письмо представляет собой личный отзыв работодателя о работнике, обычно с поручением за него, который тот может предъявить конкретному или любому потенциальному работодателю. Рекомендация может исходить и от физического, и от юридического лица (организации).
Рекомендательное письмо - это одно из разновидностей делового письма, поэтому все вышеобозначенные нами правила оформления деловых писем полностью распространяются и на рекомендательные письма. Формально рекомендательное письмо пишется в произвольной форме, без обращения к какому-либо конкретному адресату. Однако если адресат заранее известен, то желательно указать его реквизиты и данные. Если рекомендация исходит не от физического лица (гражданина), а от организации (юридического лица), предпочтительнее, чтобы письмо было написано на бланке соответствующей организации. Рекомендуемый объем письма - одна страница машинописного текста.
Если письмо исходит от юридического лица (оформлено на бланке организации), то в соответствии с правилами оформления деловых официальных писем в нем указываются реквизиты отправителя (угловой штамп с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов), а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если адресат известен, то в правой части заголовка размещаются реквизиты адресата. Ниже реквизитов в середине страницы указывается название документа, то есть "Рекомендательное письмо". Для рекомендательных писем от граждан заголовок ограничивается лишь названием документа.
В самом тексте рекомендательного письма обычно содержатся информация о подтверждении факта и сроков работы в организации, краткая информация о занимаемых должностях и выполняемых обязанностях (для рекомендательного письма от физического лица в данном пункте указывается, в течение какого периода времени и в каком качестве автор письма знает рекомендуемого им человека). Из перечня обязанностей обязательно должна быть видна квалификация рекомендуемого. Если рекомендуемый работник занимал различные должности, то данные о занимаемых должностях и выполняемых должностных обязанностях указываются для каждого временного интервала.
Образец.
Иванова Ольга Леонидовна работала в компании "ТАИС-УРАЛ" с 17 марта
2013 г. по 17
марта
г. - в должности менеджера по работе с корпоративными клиентами, с 17 мая
по 25 декабря
корпоративными клиентами. В обязанности Ивановой О.Л. в должности менеджера
входили: разработка, подготовка и заключение договоров с корпоративными
клиентами компании; в должности главного менеджера - организация работы
всего отдела и налаживание плодотворного сотрудничества с клиентами и
партнерами.
Далее в рекомендательном письме необходимо охарактеризовать профессиональные и личностные качества рекомендуемого работника и его достигнутые успехи за время работы в организации. Необходимо отказаться от таких общих слов, как "надежный", "компетентный", "добросовестный" и т.д., а ориентироваться на конкретные факты, характеризующие рекомендуемого с точки зрения его профессиональных качеств, деловых способностей, умения справляться с выполнением определенных задач. Здесь можно ориентироваться на такие категории, как уровень знаний и трудолюбие при исполнении основных обязанностей, умение справляться с нестандартными задачами, изобретательность, инициативность, обучаемость, способность к адаптации в различных ситуациях, эмоциональная устойчивость, лидерские качества.
Образец.
Иванова О.Л. самостоятельно освоила новое программное обеспечение,
успешно проводила деловые переговоры, эффективно руководила подчиненными и
т.п.
Можно также дать примерное сравнение работы рекомендуемого с работой его коллег, указать наиболее значимые достижения, проекты, разработанные и осуществленные им лично.
Затем в тексте рекомендательного письма нужно указать причины изменения работы (причины ухода из организации, увольнения, перехода на другое место работы). Здесь возможны изменение профиля организации, закрытие подразделения, кадровые изменения в организации, смена места жительства и т.п.
В конце необходимо указать краткую и конкретную оценку компетентности, деловых качеств рекомендуемого, его творческого потенциала и возможностей карьерного роста. Рекомендации к занятию конкретной должности или должностей (обычно указывают степень, до которой рекомендуют человека на искомую должность: безоговорочно, настоятельно, с некоторыми оговорками, не рекомендуете).
Образец.
Иванова Ольга Леонидовна в совершенстве владеет умением вести
переговоры и заключать договоры с корпоративными клиентами. Считаю, что
Иванова О.Л. может эффективно исполнять обязанности руководителя
подразделения, работая в должностях начальника отдела, заместителя
начальника, ведущего специалиста.
В конце должны быть указаны контактные координаты лица, подписывающего письмо. Этот пункт особенно актуален для рекомендательных писем, составленных физическими лицами (гражданами), так как новый работодатель, прочитав рекомендательное письмо, возможно, захочет уточнить некоторые детали.
В подписи под рекомендательным письмом указываются должность, фамилия, имя, отчество лица, подписывающего письмо. Если письмо написано гражданином, то ниже подписи указывается дата составления рекомендации. Формально подпись не требует заверения печатью организации.
Письма-запросы
Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично либо по телефону или с помощью иных средств связи. Подобные письма используются в деловых взаимоотношениях между разными юридическими лицами. Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде писем-ответов.
Образец письма-запроса.
Комитет по высшему и среднему профессиональному образованию просит
представить до 15 июня текущего года в отдел воспитательной работы и
социальной защиты учащихся и студентов информацию о состоянии
воспитательной работы и профилактики правонарушений за 2013 - 2014 гг.
В пояснительной записке необходимо отразить следующие вопросы:
- Основные направления, формы и методы воспитательной работы с учащимися и студентами высших и средних учебных заведений. Перечислите наиболее интересные мероприятия, проводимые вашим учебным заведением.
- Какие тематические классные часы и лекции прошли в учебных группах в течение учебного года.
- Занятость учащихся вне занятий, работа кружков и спортивных секций.
- Работа с родителями обучающихся.
- Какие вопросы воспитательной работы и профилактики правонарушений рассматривались на педагогических, инструктивно-методических, ученых, учебных и иных совещаниях и советах при директоре, ректоре, начальнике учебных заведений.
- Совместная работа с ОПППН по профилактике правонарушений, работа с неблагополучными и малообеспеченными семьями, с учащимися и студентами, состоящими на учете в ОПППН.
- Работа совета по профилактике правонарушений.
- Оцените степень выполнения плана совместной работы с правоохранительными органами и другими организациями по правовоспитательной работе.
- Сотрудничество с органами социальной защиты населения, здравоохранения, социально-педагогическими службами в процессе воспитания и обучения учащихся.
Отчетные
сведения о совершенных преступлениях и правонарушениях за январь - декабрь
Письма-благодарности
В последнее время в России в практике работы органов местного самоуправления и государственных органов стали использоваться письма-благодарности.
Образец письма-благодарности.
С 13 по 19 сентября текущего года на базе отдыха ООО "Елка Плюс" в
поселке Чардым проходил семинар ученического актива и заместителей
директоров (проректоров) по учебной работе высших учебных заведений
профессионального образования.
В работе данного семинара принимали участие работники кафедры
социализации личности и психологии воспитания Вашего института.
Семинар прошел на достаточно высоком научно-методическом уровне,
учащиеся и студенты познакомились с идеями демократических начал в
управлении и организации учебного процесса, профессиональной подготовки,
досуга, отдыха, а также были включены в активное творчество по ознакомлению
с некоторыми моделями организаторской работы и деятельности.
Прошу поблагодарить и найти формы поощрения работников кафедры
социализации личности и психологии воспитания (заведующий кафедрой Лысенков
А.П.).
Всегда помните, что письмо - это отображение того человека, который его пишет. Рекомендательное письмо отличается от других писем тем, что оно должно отображать человека, о котором пишут. Чтобы письмо получилось действительно рекомендательным, следуйте инструкциям.
Все примеры должны подтвердить написанное и окончательно убедить членов комиссии в том, что кандидат достоин данной работы.
Вывод в рекомендательном письме нестандартный: он включает несколько вежливых фраз по отношению к адресату, а также контактную информацию рекомендателя.
Перед отправкой делового письма необходимо перечитать написанное письмо и проверить на предмет грамматической правильности и логичности.
Если рекомендательное письмо нужно вам для приема на работу - серьезнее и ответственнее отнеситесь к выбору кандидатуры рекомендателя. Подумайте, кто бы смог правильно и в выгодном свете вас подать.
Не пишите по банальным и однотипным образцам.
Пересмотрите копию эссе претендента для того, чтобы информация в рекомендательном письме не расходилась с информацией эссе, а мастерски дополняла ее.
Попросите кандидата предоставить дополнительную информацию, например резюме.
Сравните претендента с другими претендентами.
Опишите, как хорошо вы знаете претендента. Выделите две или три положительные черты претендента.
Избегайте обобщений и банальностей.
Включите в свое рекомендательное письмо долю критицизма, который подчеркнул бы сильные стороны претендента.
Письмо-подтверждение - это деловое письмо, в котором адресат подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения, предложения, подтверждает таким образом получение сведений, документов или других материалов и т.п.
Ключевой языковой формулой данной разновидности писем является именно фраза "Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на...)".
При подтверждении предварительной договоренности в тексте письма необходимо коротко изложить ее суть. Если подтверждается получение документов - следует назвать их, если подтверждается возможность и желание заключить договор - то какого именно и когда и т.д.
Письмо-подтверждение оформляется на бланке письма.
Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.
Гарантийные письма предназначены для предоставления адресату письменных гарантий с целью подтверждения определенных обещаний или условий, намерений или действий автора (организации-отправителя), так или иначе затрагивающих интересы адресата.
Гарантийные письма адресуются организации или отдельному лицу. Слово "гарантия" может и не упоминаться в тексте письма, тем не менее подобное деловое письмо будет оставаться документом, содержащим гарантию. Гарантироваться могут плата за выполненную работу, сроки ее выполнения, качество выполнения работ, оказания услуг, качество товара, сроки его поставки, оплата полученной продукции и т.п. Подобные детали могут составить содержание целого письма или войти в текст письма в качестве его составляющей. Гарантийные письма носят обычно юридический характер, соответствуя по статусу документам договорного характера. Чаще всего гарантийные письма оформляются для подтверждения оплаты услуг, работ, товара и пр.
Гарантийные письма должны быть ясными, точными и с однозначными формулировками, так как речь в них идет о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица. В них обязательно указывается вид операции, которую предстоит произвести.
Подобные письма могут начинаться с изложения сути предоставляемых адресату гарантий, к примеру "Настоящим письмом гарантирую...". В других случаях гарантийное письмо может содержать изложение причин, которыми вызвано намерение отправителя заявить о своей готовности предоставить адресату те или иные гарантии. В этом случае соответствующее заявление формулируется в заключительном предложении, например: "Оплату гарантируем" или "Своевременную и полную оплату гарантирую".
Особенностью данного вида писем является наличие наряду с подписью директора организации подписи должностного лица, в непосредственном ведении которого находятся финансовые или иные вопросы, например главного бухгалтера. Если гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты покупки, оказанной услуги, выполненных работ и т.п., то в нем обязательно указываются банковские реквизиты организации-плательщика. Письмо скрепляется печатью организации.
В ключевую фразу гарантийного письма могут входить слова и выражения: "гарантируем", "гарантируем, что...", "наша организация гарантирует", "оплату гарантируем...", "настоящим письмом гарантируем...".
В Саратовскую областную
регистрационную палату
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО
Настоящее гарантийное письмо является
поручительством надлежащего исполнения
взятых на себя обязательств
Адресодатель: _________________________________________________________
(полное название юридического лица)
предоставляет адрес: _____________________, г. Саратов ____________________
в качестве юридического адреса ____________________________________________
___________________________________________________________________________
(полное название регистрируемой организации)
согласно прилагаемому договору.
Вышеназванное юридическое лицо гарантирует:
- в месячный срок после регистрации организации представить в
Саратовскую областную регистрационную палату сведения о ее банковских
реквизитах, квалификационных кодах, подтверждение постановки на учет в
налоговой инспекции и впоследствии обо всех изменениях;
- выполнение установленных законодательством требований по хранению и
своевременному представлению отчетности указанной организации в налоговую
инспекцию по месту регистрации и доступ контролирующих государственных
органов к документации организации.
Если в результате деятельности вышеназванной организации третьему лицу
будет нанесен ущерб, связанный с определением местонахождения _____________
___________________________________________________________________________
(полное название регистрируемой организации)
__________________________________________________________________________,
юридическое лицо-адресодатель)
несем с данной организацией солидарную имущественную ответственность за
ущерб, причиненный третьему лицу.
Помещение по адресу ___________________________________________________
___________________________________________________________________________
является собственностью __________________________________________________,
(полное название собственника)
находится на балансе (на аренде) __________________________________________
(должность, Ф.И.О. руководителя)
М.П.
В Саратовскую областную
регистрационную палату
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО
Настоящее гарантийное письмо
является поручительством
надлежащего исполнения взятых
на себя обязательств
Я, ______________________, паспорт серия ____________ N ________, выдан
"__" _____________ 200_ г. ________________________________________________
___________, проживающий по адресу: ____________________________, г. Санкт-
Петербург, ___________________________, представляю свой домашний адрес в
качестве юридического адреса ______________________________________________
___________________________________________________________________________
(полное название предприятия)
согласно прилагаемому договору.
Обязуюсь:
- в тридцатидневный срок представить в Саратовскую областную
регистрационную палату сведения о банковских реквизитах, квалификационных
кодах, подтверждение постановки на учет в налоговую инспекцию и
впоследствии обо всех изменениях;
- своевременное представление отчетности указанного предприятия в
налоговую инспекцию по месту регистрации и доступ контролирующих
государственных органов к документации предприятия;
- что производственная деятельность, противоречащая правилам
использования жилых помещений, по указанному адресу производиться не будет.
Если в результате деятельности вышеназванной организации третьему лицу
будет нанесен ущерб, связанный с определением местонахождения _____________
__________________________________________________________________________,
(полное название предприятия)
я, _______________________________________________________________________,
(Ф.И.О. полностью)
несу с данной организацией солидарную имущественную ответственность за
ущерб, причиненный третьему лицу.
Согласие совершеннолетних членов семьи, проживающих по указанному
адресу, имеется:
________________________________ ___________________________________
________________________________ ___________________________________
________________________________ ___________________________________
________________________________ ___________________________________
(Ф.И.О. полностью) (подпись)
"__" ____________ 200_ г.
Подпись ответственного квартиросъемщика ________________ заверяю.
___________________ подпись ответственного лица ЖЭУ.
М.П. ЖЭУ
Письмо-запрос - это деловое письмо, направляемое для получения каких-либо официальных сведений или документов. В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы обычно подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом.
Текст письма-запроса должен содержать обоснование необходимости предоставления материалов или сведений и собственно изложение запроса. В обосновании могут заключаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью. Письмо-запрос требует письма-ответа. Письмо-запрос оформляется на бланке письма.
Письмо-ответ - это деловое письмо, которое обычно составляется как ответ на письмо-запрос или письмо-просьбу. Ответ может быть отрицательным (письмо-отказ) или положительным. В тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении. Не допускается переносить в письмо-ответ допущенные автором письма-просьбы ошибки. Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа, такой как: "На Ваше письмо от ___________ N ___ ...". Мы об этом уже писали ранее.
Сведения об инициативном письме вносятся в реквизит "Ссылка на дату и номер поступившего документа", который есть в составе реквизитов бланка.
Письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: "В связи с...", так как отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения. В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких именно условиях и когда сможет дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.
Письмо-ответ оформляется на бланке письма.
Письмо-просьба - это деловое письмо, цель которого - получение определенных услуг, товаров, информации, необходимых организации-автору.
Для составления писем-просьб дает повод огромное количество управленческих ситуаций.
Письмо-просьба должно содержать обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Просьба излагается с помощью следующих слов и фраз: "Просим Вас провести...", "Просим Вас предоставить...", "Просим Вас сообщить..." и т.д. Просьба может формулироваться и без глагола "просить", а именно "Надеемся на положительное решение вопроса...", "Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение" и т.п.
Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью подразделения, должностного лица, организации.
В одном подобном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты: "Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести...)", "Одновременно просим Вас...". Письмо-просьба оформляется на бланке письма.
Деловое письмо может также включать следующие дополнительные части, которые вносятся по необходимости, к примеру это могут быть:
- "Вниманию такого-то или такой-то...", а именно когда отправитель письма, адресованного какой-то коммерческой фирме или другой организации, хочет, чтобы письмо было прочитано определенным лицом этой организации или конкретным отделом, то перед вступительным обращением (или под ним) ставится надпись следующего содержания: "Вниманию господина Петрова П.П.". Такая надпись иногда подчеркивается, чтобы обратить на себя внимание сотрудника, который разбирает почту данной организации. Сотрудник обратит внимание и передаст данное письмо именно указанному лицу.
- Указание на содержание письма. Для удобства читающего перед основным текстом письма иногда излагается краткое указание относительно содержания или темы письма. Это указание обычно помещается между вступительным обращением и основным текстом. Оно обычно печатается заглавными буквами или подчеркивается для того, чтобы привлечь внимание лица, разбирающего почту. Все слова в указании, кроме артиклей, предлогов и союзов, пишутся с прописной буквы.
Уважаемые партнеры!
Заказ N 111 на доставку сантехнической продукции.
Наша организация получила договор поставки...
- Постскриптум: приписка в нижней части письма после подписи, допускается лишь в том случае, когда после подписания письма произошло событие, о котором нужно немедленно информировать адресата, или чтобы подчеркнуть какой-либо важный момент. Приписка начинается с сообщения P.S. (читается Postscript); в конце приписки снова ставится подпись.
Письма, имеющие продолжения: письма обычно пишутся только на лицевой стороне бланка. Если письмо не помещается на лицевой стороне бланка, оно пишется на двух или нескольких листах, причем используется также лишь одна сторона каждого листа. В качестве дополнительных рекомендуется употреблять листы с названием организации, напечатанным типографским способом в левом верхнем углу с отступом в один сантиметр от верхнего края листа; рядом в правом верхнем углу должны быть напечатаны слова: "Лист для продолжения письма N...". Под названием организации-отправителя пишется имя лица или наименование организации, которой адресуется письмо, а также дата письма. Если эти слова не пишутся, то в таких случаях на дополнительных листах проставляются номера страниц: на первой дополнительной странице ставится номер два, на второй номер три и т.д. Расположение зависит от компоновки письма.
Переписка по электронной почте
При получении деловых писем от партнеров, клиентов и других лиц по электронной почте советуем придерживаться следующих правил.
- Проверяйте почту несколько раз в день, можно это делать примерно два раза в день: с утра и после обеда. Иначе вы можете застопорить работу других людей и затянуть решение важных вопросов.
- Если вам пришло электронное письмо, значит, кому-то нужно было его отправить и сообщить вам необходимую и порой очень важную информацию. Поэтому все полученные письма надо читать, за исключением спама, конечно, ненужных рассылок и рекламы.
- Советуем настроить автоматическую доставку (получение) почты хотя бы каждые 10 - 15 минут.
- Если вы очень заняты и вам в этом момент пришло деловое письмо - оцените, от кого оно, посмотрите его тему и хотя бы пробегите его глазами - это поможет быстро понять, требует ли письмо срочного ответа или может немного подождать.
- Самый простой и эффективный способ двигать дела и не собирать много писем в электронной почте - сразу отвечать на письма. Поэтому если вы не ведете разговор или другую деятельность, не терпящую прерывания, - ответьте сразу на письмо.
Поля "Кому", "Копия", "Скрытая копия" в электронных письмах
- Следует понимать значения, не забывать и правильно использовать поля "Кому", "Копия" и "Скрытая копия". От этого зависят ваши действия по получению письма или действия получателя.
Итак, поле "Кому". Если вы отправляете вопрос - вы ждете ответ именно от адресата, указанного в поле "Кому". Если вы получатель - ответить должны именно вы. То есть письмо и содержащиеся в нем сведения или вопросы адресованы непосредственно получателю, указанному в данном поле.
Поле "Копия" означает, что получатели, стоящие в этом поле, получают письмо только для информации или являются "приглашенными в свидетели". Получатель в копиях не должен в общем случае отвечать на письмо; более того, вежливым считается, если при наличии такой необходимости начать с фразы "Извините, что вмешиваюсь в ваши дела, но...".
Поле "Скрытая копия". О факте отправки письма человеку, указанному в поле "Скрытая копия", не узнают основной получатель или стоящие в копиях. Также это поле используется для массовой рассылки, чтобы вашу адресную книгу не знали все получатели.
- При ответах не забывайте о кнопке "Ответить всем" - это сохранит в копиях получателей начального письма и ваш ответ не пройдет мимо них. Удалить нежелательных получателей или добавить других можно всегда.
- Если в полученном в письме в поле "Кому" более двух адресатов - это значит, что ответить должны оба эти корреспондента или любой из них. Определитесь, кто должен ответить. Однако будьте осторожны с отсылкой писем, содержащих в поле "Кому" более двух адресатов, - на письмо, отправленное всем, вы можете не получить ответа ни от кого вообще.
Поле "Тема"
- Не стоит оставлять это поле пустым. Люди, с которыми вы переписываетесь, могут получать сотни писем в день и используют это поле для быстрой оценки важности содержания письма.
- Тема письма должна кратко отражать тему письма. Заголовки типа "Вопрос", "Привет!", "Доброе утро" или пустые заголовки выдают в вас или новичка, или отсутствие элементарных навыков владения деловой перепиской. В крайнем случае подобные письма можно отправлять близким и друзьям и людям, с которыми вы давно и очень плотно общаетесь.
"Важность письма"
- Если письмо содержит информацию о срочных изменениях, текст какого-либо договора или другую информацию, на которую надо обратить внимание в первую очередь, используйте в поле "Важность" отметку "высокая", это выделит письмо в папке "Входящие". Не используйте напрасно отметку "высокая" важность! Это может зря отвлечь человека от работы, оторвать его от разговора и других дел.
- Личное письмо деловому корреспонденту или письмо со смешной и неделовой картинкой или ссылкой пометьте важностью "низкая".
Написание ответа на электронное письмо
- Вежливо начните с приветствия.
- Говорите с человеком на одном языке. Это не только касается языка, русского либо английского и т.п., но и формы текста. Неформальный ответ на формальное письмо - неуважение к респонденту и демонстрация собственного низкого уровня деловой культуры.
- Деловое письмо должно быть точным, конкретным и лаконичным, а именно:
точность - указывайте точные данные, на которые вы ссылаетесь (например, дату встречи, пункт повестки встречи, дату и тему другого письма или имя файла);
конкретность - из письма должно быть точно понятно, что именно требуется от данного получателя вашего делового письма;
лаконичность. Кто ясно мыслит, тот ясно излагает - и это видит ваш корреспондент. Поэтому не стоит излагать на нескольких страницах то, что можно было бы написать практически в нескольких предложениях. Лаконичный деловой текст - это не сухость, а экономия времени и точность мысли.
- Если письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте. Неразборчивый и несвязный текст сложно читать и можно пропустить, собственно, самый главный и основной вопрос письма.
- Постарайтесь точнее отвечать на все просьбы и вопросы, изложенные в письме. Ответ на просьбу или задачу "Сделаем!" неполон. Необходимо писать подробнее и детальнее, например "Сделаем к такой-то дате", "Выполним через столько-то дней", "Осуществим после такого-то события". Это будет более определенным, точным и правильным ответом!
- Текст делового письма ни в коем случае не должен содержать грамматических, орфографических, стилистических и иных ошибок! Опечатки не страшны, но если вы в каждом письме пишете и пишете слово неверно, это становится заметно очень быстро и ваш общий уровень образования становится очевидным.
- Никогда не отправляйте письмо, не прочитав то, что вы написали! Прочтите внимательно свой ответ и убедитесь, что вы все написали лаконично, точно, понятно, конкретно и в тексте не имеется грамматических и иных ошибок. Проверьте, все ли необходимые адресаты указаны, правильно ли они расставлены в полях "Кому", "Копия", "Скрытая копия".
Вложения
- Вложения необходимо упаковывать в архив (zip, rar) как в оболочку.
- Не вкладывайте в тело письма звук, видео, флэш-анимации и пр. - они запускаются при включенном автоматическом просмотре у получателя, что может доставить ему некоторые неудобства.
- Нормальным считается высылать без предупреждения небольшие вложения до 2 - 3 мегабайт. Если вы хотите выслать вложение большего размера - уточните у корреспондента, пройдет ли такой файл через его сервер или влезет ли в почтовый ящик.
- Воздержитесь от вложений сомнительного содержания - во-первых, ваш корреспондент может не разделять ваших вкусов, а во-вторых, вы можете доставить неприятности человеку, работающему в организации, где применяется просмотр электронной почты.
Электронная подпись
- Наличие электронной подписи - это всегда полезно (уже содержится ваша контактная информация) и это хороший тон, демонстрирующий ваш профессионализм.
- Подпись не должна превышать пяти-шести строк. Она должна включать в себя как минимум вашу фамилию и имя и желательно телефон, электронный адрес, имя/адрес вашей организации и ее сайт в Интернете, если он имеется.
- Лучше всего иметь два варианта электронной подписи - для инициативных (собственных) писем и ответов. Для ответов достаточно просто: "С уважением, Фамилия Имя".
Ошибки, встречающиеся в деловых письмах
Синтаксические ошибки.
Ниже приведем примеры предложений, где в первом констатируется, что организация план выполнила; во втором предложении будет указано, к какому сроку она его выполнила, и в третьем указывается, какая именно организация выполнила план.
К 26 марта ООО "Елка Плюс" выполнило план по поставке продукции.
ООО "Елка Плюс" выполнило план по поставке продукции к 26 марта.
К 26 марта выполнило план по поставке продукции ООО "Елка Плюс".
Составителям и отправителям деловых писем следует помнить, что краткие формы прилагательных более употребительны именно в официально-деловой речи.
Выводы ревизионной комиссии обоснованны и справедливы, а не выводы ревизионной комиссии обоснованные и справедливые.
В деловых письмах сложноподчиненные предложения используются для выражения причинно-следственных связей. При построении сложных предложений следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами "который", "что", "чтобы", "если", "где", "как", "вследствие того что". Если придаточное предложение поясняет только одно слово главного предложения, оно обычно следует за этим словом.
В работе совещания по вопросам дальнейшего налогообложения и налогового учета, на котором присутствовало более 50 членов правления, приняли участие...
Если же придаточное предложение относится к группе сказуемого в главном предложении или ко всему главному предложению, различают два следующих случая: либо придаточное ставится перед главным предложением, когда акцент делается на обстоятельствах совершения действия, либо после главного предложения, когда оно поясняет основную мысль сложного предложения.
Ввиду того что поставка продукции проводилась в сверхурочные часы рабочего времени, заработная плата рабочим увеличивается на 50%.
Заработная плата рабочим увеличивается на 50% ввиду того, что поставка продукции проводилась в сверхурочные часы рабочего времени.
Придаточные предложения могут быть заменены синонимичными причастными и деепричастными оборотами.
Не допускается соединять как однородные синтаксические члены причастные и деепричастные обороты с придаточными предложениями.
Лексические ошибки.
Основную массу ошибок в деловых и иных письмах, конечно же, занимают лексические ошибки. Недостаточная грамотность приводит порой к недопониманию и неточности.
Помните: отдельные термины и профессиональные слова знакомы лишь узкому кругу лиц определенной профессии или рода деятельности, поэтому необходима их расшифровка в тексте для "непосвященных".
Расшифровывать нужно и те термины, которые в разных отраслях промышленности имеют различное значение.
Часто в деловой язык попадают слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент.
Договор об аренде производственных помещений может быть пролонгирован вместо слова "продлен".
Согласитесь, слова "пролонгирован", "пролонгация" довольно часто в настоящее время встречаются в договорах, письмах и иных документах в организациях России.
В данном случае следует уточнить, что употребление иностранной лексики должно быть обусловлено следующими обстоятельствами: необходимостью, точностью словоупотребления и уместностью в тексте. Не забывайте об этом!
Необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства... вместо "необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание скота".
Удешевить себестоимость вместо "удешевить товары", "удешевить продукты", "снизить себестоимость".
Не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, к примеру слов "конструкторат", "переорганизация", а также слов, относящихся к разговорной лексике, таких как "лаборантка" вместо "лаборант" и "секретарша" вместо "секретарь".
Плеоназмы. От греческого слова "pleonasmos" - "излишество". Обозначает неправильное употребление иностранных слов, к примеру промышленная индустрия, так как в слове "индустрия" уже закреплено понятие "промышленная", или форсировать строительство ускоренными темпами, ведь "форсирование" уже означает ускоренный темп работы.
Тавтология, или смысловой повтор, который обычно возникает в тех случаях, когда в предложениях соседствуют однокоренные слова.
Польза от использования...
Следует учитывать следующие факторы...
Необходимо указать на необходимые принципы работы...
При употреблении некоторых слов делового языка возникают трудности, к примеру:
Автобиография - биография лица, написанная им самим, поэтому не следует употреблять тавтологическое сочетание "моя биография".
Адресант - это лицо, отправляющее документ.
Адресат - лицо, получающее документ (тот, кому адресовано деловое письмо).
Адресовать - кому (а не адресовать к кому). Адресовать запрос начальнику отдела снабжения, адресовать обращение директору.
Благодаря - данный предлог употребляется с дательным падежом, а не с родительным, к примеру благодаря кому - директору, начальнику отдела по работе с персоналом, а не кого.
Более - недопустимое сочетание данного наречия с прилагательными и наречиями в сравнительной степени - более лучший.
Вакансия - это свободное рабочее место, поэтому не рекомендуется употреблять тавтологическое словосочетание "свободная вакансия".
Информация - только о чем? А не почему? Информация о продажах, информация о рынках сбыта продукции.
Конференция - по чему? А не о чем?
Опись - чего, а не на что? Опись вложений, опись исходящей корреспонденции.
Расписка - в чем, а не о чем. К примеру, расписка в получении командировочных расходов, расписка в получении материальных ценностей, расписка в получении денежных средств.
Секретарь - употребляется как к лицам женского, так и к лицам мужского пола.
Совещание - о чем, по вопросу о чем, по чему. Например, совещание по проекту строительства, совещание о внедрении новых технологий.
Сосредоточивать, а не "сосредотачивать".
Уполномочивать, а не "уполномачивать".
Далее разберемся с некоторыми формами слов во множественном числе.
Бухгалтер - множественное число "бухгалтеры", а не "бухгалтера".
Выговор - множественное число "выговоры", а не "выговора".
Директор - множественное число "директоры", а не "директора".
Договор - множественное число "договоры", а не "договора". В родительном падеже договора (чего?).
Табель - множественное число "табели", а не "табеля". В родительном падеже табеля (чего?).
Образец письма с изложением от первого лица единственного числа.
Международный центр по информатике
и защите компьютерных программ
117010, Москва, ул. Братеевская, стр. 1
тел.: (495) 123-17-80
19 апреля
На N ____ от _________ директоров ОАО "Елка Плюс"
А.А. Александрову
Уважаемый Александр Александрович!
Искренне поздравляю Вас с избранием председателем совета директоров
открытого акционерного общества.
Надеюсь, что Ваши опыт, знания и высокая профессиональная подготовка
послужат дальнейшему укреплению положения Вашей организации в системе
внешнеэкономических связей.
Рассчитываю на дальнейшее плодотворное сотрудничество.
Председатель (подпись) И.И. Иванченков
Петруничко О.Л.
Тел.: 45-90-90
Образец письма с изложением от первого лица множественного числа.
Международный центр по информатике
и защите компьютерных программ
117010, Москва, ул. Братеевская, стр. 1 Генеральному директору
тел.: (495) 123-17-80 ООО "Елка Плюс"
А.А. Александрову
19 апреля
На N _____ от ________ 124560, Саратов
О возобновлении поставок
Уважаемый Александр Александрович!
Сообщаем Вам, что оплата партии сантехнической продукции и мебели для
ванных комнат произведена нашей фирмой в день поступления товара на склад в
Волгограде.
Для подтверждения оплаты направляем Вам копию платежного поручения от
17 апреля
В ближайшее время мы заинтересованы в поставках мебели для кухни,
кухонных гарнитуров, моек под раковины на кухню.
Просим оценить возможность осуществления поставок в первой декаде мая
текущего года через Вашу фирму и при положительном решении направить нам
соответствующую оферту.
Рассчитываем на продолжение взаимовыгодного сотрудничества.
Коммерческий директор (подпись) И.И. Иванченков
Петруничко О.Л.
Тел.: 45-90-90
Подводя итог, еще раз напомним, что как целостная структура любой документ, в том числе приказ и деловое письмо, должен отвечать следующим требованиям:
- краткость и компактность изложения официального материала;
- точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов;
- последовательность использования технических приемов правотворчества.
О.Берг
Эксперт журнала
Подписано в печать
10.12.2013